1. Päätös kumppanuuspöydän perustamisesta

Joku tarttuu ongelmaan ja ehdottaa kumppanuuspöydän perustamista. Lomake löytyy täältä. Kunnan Inno-ryhmä tekee päätöksen, soveltuuko ehdotus kumppanuuspöydäksi ja nimittää vastuuhenkilön.

2. Kumppanuuspöydän kokoaminen

Vastuuhenkilö lähtee kokoamaan kumppanuuspöytää ja on yhteydessä aiheen ehdottajaan. Vastuuhenkilön on suositeltavaa koota pieni työryhmä valmisteluavukseen. Muistakaa avoin viestintä ennen aloitusta, jotta saatte kaikki oleelliset tahot mukaan.

Aiheesta riippuen kumppanuuspöytä voidaan koota

• Kutsumalla kiinnostuneita avoimesti kunnan nettisivuilla ja somessa jaettavalla kutsulla
• pyytämällä henkilökohtaisesti olennaiset tahot/henkilöt,
• tai edellisten yhdistelmällä.
• on hyvä tuoda esille jo alussa että kokoontumiskertoja on rajallinen määrä.

Kumppanuuspöydän sopiva koko on teemasta riippuen 5-20 hlöä.

Kumppanuuspöydän aiheesta voi järjestää myös kaikille avoimen (etä)yleisötilaisuuden. Kumppanuuspöytä ja työryhmä voidaan koota vasta sen jälkeen asiasta kiinnostuneista.
Kumppanuuspöytään osallistumisesta ei makseta korvausta kenellekään. Osallistuminen perustuu kiinnostukseen ja vapaaehtoisuuteen.

3. Ensimmäinen kokous – järjestäytyminen

Valitkaa kumppanuuspöydälle puheenjohtaja ja sihteeri sekä näiden lisäksi 1-2 muuta henkilöä tapaamiset valmistelevaksi työryhmäksi. Alkuun on hyvä nostaa esille kumppanuuspöydän periaatteet, käykää diat läpi.

Puheenjohtaja huolehtii leppoisasta ilmapiiristä ja siitä, että osallistujat pääsevät tuomaan ideoitaan, näkökulmiaan ja kysymyksiään esille tasapuolisesti. Alkuun esittelykierros.

Sopikaa yhdessä

• mikä on kumppanuuspöydän tavoite (käykää kunnon keskustelu pöydän aiheesta ja tarkentakaa tavoitetta)
• kuinka monta kertaa, milloin ja miten tapaatte, tapaamisten kesto (etänä vai läsnä) 3-4 kertaa on yleensä sopiva määrä (tapaamisten ajankohdat on kätevä sopia sähköisesti esimerkiksi https://doodle.com poll-kyselynä).
• miten jäsentelette työskentelyn lähtöhaasteesta ratkaisuun
• muistiot: sihteeri laatii tapaamisista muistion, johon kirjataan yhdessä sovittujen päätösten lisäksi tietoa ratkaistavaan asiaan liittyen sekä keskustelussa nostettuja eri näkökulmia. Samaa muistiota voidaan jatkaa ja käyttää pöydän koko työskentelyn ajan.

Varmistakaa, sopiiko kaikille:

• Että muistiot läsnäolijoineen julkaistaan kunnan kumppanuuspöytä-nettisivulla.
• Voiko muistiot lähettää kaikille osallistujille sähköpostitse kaikkien yhteystiedot näkyen.

Lähtötilanteen kartoittaminen sopii ensimmäiseen tapaamiseen.
Seuraavan tapaamisen sisältöä kannattaa avata lopuksi.

4. Työskentely

Työskentely voi edetä esimerkiksi seuraavien vaiheiden kautta

• Lähtötilanteen ja siinä olevissa haasteiden kartoittaminen
• Villi ja luova ideointi
• Ideoiden läpikäynti, yhdisteleminen, tarvittaessa jäsentely kokonaisuuksiksi ja karsinta, taustatyö mitä kunkin idean toteutus tarkoittaisi
• Toteutettavien toimenpiteiden ja ehdotusten tarkentaminen sekä valinta
• Toteutusten vastuuhenkilöiden ja aikataulun määrittäminen
• Toimenpiteiden ja ehdotusten dokumentointi

Etäkokouksissa kannattaa ideointiin ja karsintaan hyödyntää digitaalisia alustoja (Teamsin työtilat, Padlet yms.) ja lähitapaamisissa fläppejä ja post it-lappuja.

Tapaamisten välillä voi osallistujille myös tehdä osallistavia tehtäviä/kyselyjä (kuten padlet)

Jotta kumppanuuspöydän työskentely olisi mahdollisimman tehokasta, työryhmä valmistelee tapaamiset etukäteen:

• suunnittelee kokouksen sisällön
• valmistelee mahdolliset digitaaliset äänestysalustat
• etsii vastauksia tapaamisissa esille nousseisiin kysymyksiin
• työstää kokouksissa syntyneitä aineistoja.

Kumppanuuspöytä voi myös kutsua asiantuntijoita kuultavakseen.

5. Työskentelyn päättäminen

Kumppanuuspöytä pyrkii työskennellessään löytämään ratkaisuja käsiteltävään asiaan. Sovitut toimenpiteet ja ehdotukset dokumentoidaan. Viimeisessä tapaamisessa dokumentti hyväksytään.  Excelpohja, jota voi käyttää dokumentointiin. Dokumentti sisältää sovitut ja ehdotetut toimenpiteet, vastuutahon ja -henkilön, aikataulun sekä, vaatiko asian eteneminen päätöksentekoa kunnassa ja kuka huolehtii asian päätösprosessiin. Siihen voidaan kirjata tarvittaessa myös, kuinka toteutuksen etenemistä seurataan. Kumppanuuspöytä voi kokoontua vielä seurantapalaveriin esimerkiksi vuoden sisällä työskentelyn päättymisestä.

Sopikaa viimeisellä kerralla myös, kuinka kerrotte aikaan saannoksestanne muille esim. mediatiedote. Lopuksi on suositeltavaa käydä palautekeskustelu ja päättää työskentely kiitoksiin, kakkukahveihin tai vaikka yhteiskuvaan.

Apudokumentit

Muistio-pohja
Dokumentti

Vinkkilista

• Doodle on mainio apuväline etsiä kaikille sopiva tapaamisaika
• Padlet – maksuton digitaalinen työskentelyalusta
• Teams/zoom työtilat pienryhmäkeskusteluihin
• Mentimeter – maksuton digitaalinen työskentelyalusta
• Kyselyohjelma – kunnalla on käytössä Webropol-kyselyohjelma. Kyselyn osalta ole yhteydessä viestintäsuunnittelijaan.

Viestintä

• Kumppanuuspöytätyöskentelystä viestitään näkyvästi, avoimesti ja kannustavasti koko prosessin ajan.
• Pöydän käynnistämisestä, työn etenemisestä ja lopputuloksista kerrotaan kunnan nettisivuilla ja somekanavissa sekä mediatiedottein.
• Muistiot julkaistaan kunnan kumppanuuspöytä-nettisivulla.
• Hoidattehan nämä yhdessä kunnan viestinnän kanssa.

Loppudokumentti toimitetaan viestintäpäällikön kautta tiedoksi kunnan johtoryhmälle ja kunnanhallitukselle.

Loppudokumentti voi sisältää myös ehdotuksia päätöksentekoon. Niistä huolehtivat dokumentissa nimetyt henkilöt.

Sparrausapu

Tarvittaessa voit kysyä kokemuksia kumppanuuspöytätyöskentelystä ja sparrausapua.