Luvat ja ilmoitukset

1. Ilmoitus yleisötilaisuudesta

Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus Hämeen poliisilaitokselle. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi, eivät edellytetä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä.

Järjestäjän on tehtävä ilmoitus vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Sellaisista tilaisuuksista, jotka edellyttävät esimerkiksi liikennejärjestelyjä, ilmoitus on tehtävä tätä aikaisemmin. Suurista tapahtumista ilmoitetaan jopa vuotta ennen tilaisuuden alkamista.

Ilmoitus poliisille tulisi tehdä ainakin seuraavista tapahtumista:

  • suuret tapahtumat (useita satoja osallistujia)
  • yleisten paikkojen (varsinkin liikenneväylät) ulkotapahtumat
  • erityisryhmille suunnatut tilaisuudet
  • myöhäisiltaan tai yöhön kestävät tapahtumat (klo 22.00 jälkeen)
  • tapahtumassa tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta
  • tapahtumassa on anniskelua
  • tapahtuma vaatii pelastussuunnittelua (yli kyseessä yli 200 henkilön tilaisuus)
  • tilaisuudet, jotka herättävät voimakkaita tunteita (on vaarana, että tilaisuutta tullaan jollain tavalla häiritsemään)

2. Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma

Vastuu tapahtuman turvallisuudesta on aina tapahtuman järjestäjällä. Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma voidaan yhdistää yhdeksi suunnitelmaksi.

Poliisille toimitettavan yleisötilaisuusilmoituksen yhteydessä tulee toimittaa turvallisuussuunnitelma. Turvallisuussuunnitelman liitteenä tulee olla myös pelastussuunnitelma (pelastussuunnitelma lähetettävä myös Kanta-Hämeen pelastuslaitokselle), mikäli jokin seuraavista ehdoista täyttyy:

  • tapahtumassa arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä (jos yleisönä on erityisryhmä; pienet lapset, vanhukset, liikuntarajoitteiset ym. yli 100 henkilöä)
  • tapahtumassa käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisia tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja
  • tapahtuma järjestetään sisätilassa, jota ei ole suunniteltu yleisötapahtumiin ja yleisömäärä on yli 100 henkilöä
  • tilapäismajoitus (koulumajoitus)
  • tapahtuman poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta
  • tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille

Turvallisuus- ja pelastussuunnitelmasta tulee käydä ilmi:

  1. tapahtuman kuvaus: luonne, järjestäjät, kohderyhmä, ajat, osallistujien määrä
  2. turvallisuudesta vastaavat henkilöt ja varahenkilöt yhteystietoineen
  3. riskien arviointi
  4. onnettomuuksia ennaltaehkäisevät toimet, joissa huomioitava mm. seuraavat tekijät:
    • poistumistiet (esteettömyys, riittävyys, havaittavuus)
    • alkusammutuskalusto (soveltuvuus, määrä, sijoittelu, havaittavuus)
    • Pelastuslaitoksen toimintaedellytykset (riittävät pelastustie, opastus)
    • rakenteet, sisusteet ja somisteet (sijoittelu, kestävyys, palamattomuus tai palosuojakäsitelty materiaali)
    • vaaralliset aineet (nestekaasu, polttoaineet, avotuli, pyrotekniikka)
  5. toimintaohjeet onnettomuus- ja vaaratilanteissa
  6. vakuutukset
  7. järjestyksenvalvontasuunnitelma, jossa on huomioitava mm. seuraavat tekijät:
    • järjestyksenvalvonnasta vastaava
    • järjestyksenvalvojien lukumäärä, sijoittaminen sekä tehtävät
    • viestijärjestelmä
  8. liikennesuunnitelma, jossa huomioitava mm. seuraavat tekijät:
    • liikennejärjestelyt
    • tarve katujen sulkemiseen liikenteeltä ja tätä varten tarvittava tienomistajan lupa
    • liikenteenohjaus sekä liikenteen ohjaajat ja heidän tehtävänsä
    • pysäköintijärjestelyt

Kanta-Hämeen pelastuslaitoksen sivuilta löytyy opas yleisötilaisuuden pelastussuunnitelman laadintaan sekä pelastussuunnitelman mallipohja.

Tilaisuuden järjestämiseen liittyvistä asioista voi keskustella tarkemmin paikallisten poliisi- ja pelastusviranomaisten kanssa (välttämätöntä, kun kyseessä suuret tapahtumat).

Vinkki: Paikalliselta yritykseltä Lake Turvapalvelut, voi tilata tarvittaessa turvallisuussuunnitelman .

3. Tapahtuman liikennejärjestelyt

Tapahtuma voi tarvita tilapäisiä liikennejärjestelyjä, kuten teiden sulkemisia, tilapäisiä pysäköintialueita, tai muita toimia liikennealueella. Yleisötilaisuuksien edellyttämistä teiden sulkemisista on tiedotettava ja opastettava riittävästi.

  • Kun tienpitäjänä on Janakkalan kunta, näihin toimenpiteisiin haetaan lupaa maanrakennuspäälliköltä
  • Yleisille maanteille luvat tapahtuman vaatimille erityistoimenpiteille haetaan ELY-keskukselta (pois lukien tien sulkeminen).
  • Yleisten teiden sulkemista vaativien tapahtumien lupaviranomainen on poliisi.

4. Ulkomyynti ja tilapäinen elintarviketoiminta

Ulkomyynnissä on huolehdittava elintarvikkeiden turvallisuudesta ja hyvästä hygieenisestä laadusta. Siitä vastaa elintarvikealan toimija eli tuotteen myyjä tai tarjoaja. Ulkomyyntiin rinnastetaan myös kauppakeskusten aulatiloissa ja vastaavissa tapahtuva elintarvikkeiden myynti tai tarjoilu.

Elintarvikkeesta on annettava totuudenmukaiset ja riittävät tiedot, esimerkiksi pakatun tuotteen pakkausmerkinnöissä.

Elintarvikkeiden tilapäinen vähäriskinen myynti ja tarjoilu ei vaadi ilmoitusta (yksityishenkilöt, myyjäiset, seuratoiminta). Ilmoitusta ei tarvitse tehdä, jos kyseessä on vähäriskinen toiminta sekä

  • toimija on yksityinen henkilö (esimerkiksi henkilö leipoo satunnaisesti ja myy leivonnaisia torilla, pop-up-ravintolatoiminta) tai
  • toimintaa ei voida pitää elinkeinon harjoittamisena (esimerkiksi kirkon, koulun tai urheiluseuran myyjäisissä tapahtuva elintarvikkeiden myynti) tai
  • elintarviketoiminta tapahtuu samassa huoneistossa kuin toimijan harjoittama muu toiminta (esimerkiksi kampaamon kahvi- ja keksitarjoilu)

Elintarviketoiminta on kuitenkin aina järjestettävä niin, että terveyshaitoilta vältytään. Myyjä tai muuten elintarvikkeita luovuttava (esimerkiksi tarjoilu ilmaiseksi) vastaa elintarvikkeiden turvallisuudesta ja hyvästä hygieenisestä laadusta kaikissa tilanteissa.

Lisätietoa pakattujen ja pakkaamattomien elintarvikkeiden merkinnöistä.

5. Tapahtumalupa musiikinkäyttöön

Teoston musiikinkäyttölupa on tarkoitettu tapahtumajärjestäjälle – esimerkiksi yritykselle, yhteisölle, järjestölle tai yksityishenkilölle – joka järjestää konsertin, festivaalin, näytöksen, näyttelyn, messut tai muun tapahtuman, jossa soi musiikki. Tapahtumalupa tarvitaan, jos tapahtumassa esiintyy bändi, orkesteri tai artisti (elävää musiikkia) tai jos tapahtumassa soitetaan musiikkia cd- tai dvd-levyltä, digitaalisesta tiedostosta tai muulta tallenteelta (mekaaninen musiikki) tai tapahtumassa esitetään karaokea. Tapahtumalupa tarvitaan sekä pääsymaksullisiin että maksuttomiin tapahtumiin ja myös yritysten henkilökunnalleen tai asiakkailleen järjestämiin tapahtumiin.

6. Anniskelu tilaisuuksissa ja tapahtumissa

Uudessa alkoholilaissa ei ole säännöstä tilapäisestä anniskeluluvasta. Tapahtumia kuten festivaaleja varten voidaan hakea määräaikaista anniskelulupaa (haetaan samalla lomakkeella kuin toistaiseksi voimassa oleva anniskelulupa). Tilaisuuksissa voidaan anniskella myös ilmoituksella, mutta se edellyttää, että alue on hyväksytty etukäteen anniskelualueeksi alueen omistajan tai haltijan toimesta. Lisätietoa anniskelusta ja luvista.

7. Melu- tai tärinäilmoitus

Meluilmoitus on syytä tehdä, jos yleisötilaisuudesta tai muusta tapahtumasta on odottavissa erityisen häiritsevää tilapäistä melua tai tärinää. Ilmoitus on tehtävä viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa. Tarvittaessa lisätietoja voi kysyä ympäristötarkastajalta.